Probablemente, la preparación del trabajo sea el cuello de botella de tu proceso de producción si el tiempo que pasa entre un pedido confirmado y el inicio de la producción es más largo que la propia producción. Este es un problema muy común en el sector manufacturero, sobre todo en empresas que ofrecen productos a medida. En este artículo respondemos a las preguntas más frecuentes sobre cómo detectar, medir y solucionar una preparación del trabajo lenta.

¿Qué señales indican que la preparación del trabajo va lenta?

Las señales más claras de que la preparación del trabajo va lenta son: pedidos que tardan mucho en llegar al taller, empleados que piden aclaraciones sobre los planos con frecuencia y errores recurrentes en las órdenes de producción que hay que corregir a posteriori. Si reconoces estos patrones, es casi seguro que la planificación del trabajo es un punto débil.

Otras señales prácticas son:

• Los trabajadores de producción se quedan parados a menudo porque las órdenes de trabajo no están listas a tiempo
• Los presupuestos tardan mucho porque el desarrollo técnico lleva mucho tiempo
• La misma información se introduce manualmente varias veces en distintos sistemas
• Los planos y las listas de piezas no siempre coinciden con el pedido final
• A los planificadores les cuesta calcular los plazos de ejecución porque la preparación del trabajo tarda un tiempo impredecible

El peligro es que estas señales se van colando poco a poco. Te acabas acostumbrando. Pero, mientras tanto, la presión va en aumento, la fiabilidad en las entregas disminuye y la frustración crece tanto entre los trabajadores como entre los clientes.

¿Cómo se mide el tiempo de ejecución de la preparación del trabajo?

Para medir el tiempo de preparación del trabajo, tienes que llevar un registro del tiempo que transcurre desde que se confirma el pedido hasta que todos los documentos de producción están listos para la planta de producción. A continuación, compara este tiempo con el tiempo real de producción para determinar qué parte es la que más tiempo consume.

Una forma sencilla de empezar es anotar tres marcas de tiempo por pedido:

1. Momento en el que el cliente confirma el pedido
2. Momento en el que la preparación del trabajo está lista, incluyendo planos, listas de piezas e instrucciones de trabajo
3. Momento en el que el producto sale del taller

La diferencia entre el momento 1 y el 2 es el tiempo que tardas en preparar el trabajo. Si es mayor que la diferencia entre el momento 2 y el 3, entonces la preparación del trabajo es tu cuello de botella. Incluso sin un software avanzado, puedes llevar un control de esto en un sencillo resumen. El resultado te da una idea inmediata de dónde puedes obtener mayores beneficios.

¿Cuáles son las causas más comunes de que la preparación del trabajo vaya lenta?

Las causas más comunes de que la preparación del trabajo sea lenta son los procesos manuales y propensos a errores, la falta de métodos de trabajo estandarizados y el uso de herramientas de software independientes y sin integración. Cada uno de estos factores aumenta la probabilidad de que se produzcan errores y ralentiza el flujo de información hacia la planta de producción.

En concreto, en la práctica vemos que las causas más habituales son las siguientes:

• Introducir manualmente los datos entre el programa de diseño, el sistema de presupuestos y la planificación de la producción
• No se reutilizan los diseños existentes, por lo que cada pedido se empieza desde cero
• Un software CAD complejo con el que se tarda mucho en trabajar, sobre todo en las variantes personalizadas
• Falta de automatización de las listas de corte, las listas de compra y los códigos NC
• Problemas de comunicación entre ventas, ingeniería y producción en cuanto a las especificaciones

Llama la atención que muchas empresas piensen que el problema está en la gente, cuando en realidad está en el sistema. Un empleado que trabaja con herramientas independientes y no tiene resultados automatizados simplemente no puede ser tan rápido como alguien que usa software integrado.

¿Cómo comparas la planificación del trabajo con otros cuellos de botella en la producción?

Comparas la preparación del trabajo con otros cuellos de botella analizando el tiempo de espera y el tiempo de procesamiento en cada paso del proceso. La etapa con la mayor relación entre tiempo de espera y tiempo de procesamiento suele ser el verdadero cuello de botella. En el caso de los fabricantes a medida, la preparación del trabajo suele salir peor parada que la producción en sí.

Una forma práctica de visualizarlo es hacer un sencillo análisis del flujo de valor. Repasa el pedido desde la solicitud hasta la entrega y anota en cada paso:

• ¿Cuánto tiempo dura el paso en sí?
• ¿Cuánto tiempo espera la orden antes de que empiece el paso?
• ¿Cuántas veces hay que repetir el paso por culpa de los errores?

Muchas empresas de producción se dan cuenta de que la planta de producción en sí funciona bien, pero que los pedidos se quedan mucho tiempo en la cola de espera en el departamento de planificación. Esa es una información muy valiosa, porque significa que invertir en más máquinas o personal en la planta de producción no sirve de mucho mientras el departamento de planificación limite el flujo de trabajo.

¿Qué herramientas ayudan a agilizar la preparación del trabajo?

Las herramientas que agilizan la preparación del trabajo son los programas de CAD integrados con generación automática de documentos, los sistemas ERP que se conectan directamente con los datos de diseño y los configuradores que permiten desarrollar rápidamente variantes personalizadas. La mayor ventaja está en eliminar los pasos manuales entre el diseño y la producción.

Dependiendo de tu situación, los siguientes tipos de herramientas son los que más impacto tienen:

• Software CAD en 3D que permite modificar rápidamente los diseños sin estructuras de historial complejas
• Generación automática de listas de corte, listas de compra y códigos NC a partir del diseño
• Integración con el ERP para que los datos de los pedidos se transfieran automáticamente a la planificación del trabajo
• Componentes de diseño reutilizables que agilizan la personalización sin tener que empezar de cero

La elección de las herramientas depende mucho de tu sector. Las empresas del sector manufacturero y de la fabricación de muebles tienen necesidades diferentes a las de los fabricantes de maquinaria, pero el principio es el mismo: cuantos menos pasos manuales, más rápida y fiable será la preparación del trabajo.

¿Cuándo es el momento de automatizar la preparación de tu trabajo?

Es hora de automatizar la planificación de tu trabajo cuando el tiempo que lleva prepararlo es, de forma habitual, más largo que el tiempo de producción, cuando los errores del trabajo manual provocan a menudo que tengas que volver a hacer las cosas, o cuando tus planes de crecimiento se ven limitados porque la planificación no da abasto con la capacidad.

Indicadores prácticos que señalan que la automatización es urgente:

• No puedes aceptar nuevos pedidos sin personal adicional en planificación de trabajos
• Los empleados dedican más de la mitad de su tiempo a tareas administrativas en lugar de a trabajo técnico
• Los clientes se quejan de los largos plazos de entrega, aunque la culpa no es de los trabajadores
• Los errores en las listas de piezas o en los planos provocan problemas en la planta de producción al menos una vez a la semana

La automatización no tiene por qué hacerse de una sola vez. Muchas empresas empiezan por automatizar el paso que más tiempo lleva, como generar listas de corte o conectar el CAD con su sistema de pedidos, y a partir de ahí van avanzando. Echa también un vistazo a los cursos de formación disponibles para descubrir cómo puedes ayudar a tus empleados a adaptarse rápidamente a las nuevas formas de trabajar.

Cómo IronCAD ayuda a resolver un cuello de botella en la preparación del trabajo

IronCAD ofrece una solución directa a los problemas más habituales en la preparación de trabajos. El software está diseñado para ofrecer rapidez y flexibilidad, de modo que los diseñadores puedan elaborar variantes a medida en cuestión de minutos, en lugar de horas. Estas son las ventajas concretas para la preparación de tus trabajos:

• Diseño 3D intuitivo sin estructuras de historial complicadas, para que los cambios se apliquen en segundos
• Generación automática de listas de corte, listas de compra, informes y códigos NC a partir del diseño
• Integración perfecta con el ERP para que los datos de los pedidos estén disponibles al instante en la planificación del trabajo
• Componentes reutilizables que agilizan la personalización y eliminan los errores derivados del trabajo manual
• Fácil de aprender: los nuevos usuarios están listos para trabajar en pocos días

¿Quieres saber si IronCAD puede resolver el cuello de botella en tu preparación del trabajo? Ponte en contacto con nosotros para una charla sin compromiso. Estaremos encantados de analizar contigo tu situación concreta.